Hai, semua! Kakcida nak kongsikan strategi membina team sales yang hebat dan berdaya saing.

Pengalaman Kakcida membina pelbagai jenis team seperti in-house sales team, online sales, team ejen, dan stokis telah banyak mengajar Kakcida tentang kepentingan sistem dan proses yang teratur.

Dalam artikel ini, kita akan bincang dua sub-topik penting: cara membina SOP untuk team sales dan kepentingan sistem CRM.

Cara Membina SOP untuk Team Sales Anda

1. Kenal Pasti Aktiviti Utama

Langkah pertama ialah mengenal pasti semua aktiviti yang terlibat dalam proses jualan. Contohnya, cara mencari leads, skrip untuk follow-up, hingga ke proses closing dan after-sales. Dengan senarai ini, team akan lebih jelas tentang peranan masing-masing.

Kakcida ingat lagi masa mula-mula membangunkan team ejen. Banyak aktiviti yang overlap kerana tiada struktur yang jelas. Jadi, Kakcida buat brainstorming bersama team untuk senaraikan semua tugas, kemudian kategorikan mengikut keutamaan. Dengan cara ini, semua tahu fokus masing-masing.

2. Dokumenkan Setiap Langkah

Kakcida biasa guna Google Docs untuk menyimpan SOP kerana ia mudah diakses oleh semua. Setiap langkah perlu dijelaskan secara terperinci supaya tiada kekeliruan. Contohnya, skrip WhatsApp untuk follow-up prospek mestilah spesifik dan disertakan dengan contoh situasi.

Selain itu, Kakcida tambahkan flowchart dalam SOP untuk memudahkan pemahaman. Misalnya, flow follow-up pelanggan bermula dari panggilan pertama, mesej susulan, hingga ke fasa closing. Dengan visual seperti ini, ahli team baru juga boleh cepat faham.

3. Latihan dan Roleplay

SOP bukan sekadar dokumen. Kakcida pastikan team Kakcida menjalani latihan berkala untuk memastikan mereka faham dan boleh melaksanakannya dengan betul. Roleplay adalah cara terbaik untuk memperbaiki skrip atau pendekatan jika perlu.

Pengalaman Kakcida dengan team stokis menunjukkan latihan praktikal sangat membantu mereka meningkatkan keyakinan. Kakcida buat sesi roleplay seolah-olah pelanggan datang dengan pelbagai jenis soalan atau halangan, supaya mereka lebih bersedia.

4. Pantau dan Kemaskini SOP

Dunia jualan sentiasa berubah. Sebab itu, SOP perlu dikemaskini berdasarkan perubahan trend atau maklum balas dari team sales. Kakcida biasanya buat review SOP setiap tiga bulan.

Contohnya, apabila Kakcida mula perkenalkan strategi jualan melalui TikTok, beberapa proses baru perlu ditambah ke dalam SOP. Ini memastikan semua ahli team selari dengan pendekatan terkini.

Kepentingan Sistem CRM untuk Team Sales dan Cara Memilihnya

CRM (Customer Relationship Management) ialah alat yang sangat penting untuk team sales. Ia membantu Kakcida dan team menyusun data pelanggan, memantau status prospek, dan merancang follow-up secara sistematik. Di bawah ini, Kakcida kongsikan kenapa CRM sangat penting dan bagaimana memilih yang terbaik.

1. Mengapa CRM Penting?

a) Penyusunan Data yang Sistematik

CRM memudahkan Kakcida untuk menyimpan maklumat penting tentang prospek dan pelanggan. Misalnya, nama, nombor telefon, masalah yang dihadapi, dan status perbualan terakhir. Ini sangat berguna bila team ingin melakukan follow-up.

Pengalaman Kakcida membuktikan, data yang tersusun bukan sahaja menjimatkan masa tetapi juga membantu mengelakkan kesilapan seperti menghubungi prospek yang sudah pernah dihubungi. Dengan CRM, semua maklumat ini mudah diakses oleh semua ahli team.

b) Meningkatkan Produktiviti

Dengan CRM, Kakcida dapat menetapkan tugasan spesifik kepada setiap ahli team. Contohnya, siapa yang perlu follow-up prospek pada hari tertentu. Semua tugas ini boleh dilihat dalam dashboard, jadi tiada siapa yang tertinggal.

Sebagai contoh, dalam pengurusan team online sales, Kakcida gunakan CRM untuk menetapkan jadual follow-up automatik. Jadi, bila ada leads baru masuk, sistem terus alert ahli team untuk bertindak.

c) Analisis Prestasi

Kakcida suka pantau data jualan seperti jumlah leads yang masuk, kadar conversion, dan sales performance setiap ahli team. CRM memberikan laporan yang mudah difahami untuk ini.

Data ini sangat penting untuk merancang strategi masa depan. Misalnya, Kakcida pernah mendapati kadar conversion untuk produk premium lebih rendah, jadi team fokus kepada nurturing leads dengan konten edukasi.

2. Cara Memilih CRM yang Sesuai

a) HubSpot: CRM untuk Team Kecil dan Startups

HubSpot CRM adalah pilihan yang sangat popular, terutama untuk team kecil dan startups. Kelebihannya ialah:

• Percuma: Versi asas HubSpot CRM adalah percuma dan sudah cukup untuk memulakan pengurusan data pelanggan.
• Mesra Pengguna: Antaramuka yang mudah difahami, jadi sesiapa sahaja dalam team boleh menggunakannya tanpa latihan panjang.
• Integrasi Mudah: HubSpot boleh diintegrasikan dengan pelbagai alat lain seperti Gmail, Outlook, dan WhatsApp Business.
• Automasi: Walaupun versi percuma, ia masih menawarkan automasi asas untuk email follow-up dan pengurusan pipeline.

HubSpot juga sesuai untuk perniagaan yang ingin fokus kepada inbound marketing. Dengan adanya fungsi seperti form capture, tracking email, dan live chat, anda boleh lebih mudah berinteraksi dengan leads anda.

b) Salesforce: Untuk Team yang Lebih Besar dan Kompleks

Salesforce ialah pilihan utama untuk organisasi besar yang mempunyai keperluan kompleks. Kelebihan utama Salesforce ialah:

• Fleksibiliti Tinggi: Anda boleh customize hampir semua aspek CRM ini mengikut keperluan syarikat.
• Fungsi Lanjutan: Salesforce menawarkan fungsi seperti AI analytics, forecasting, dan integrasi dengan ERP.
• Skalabiliti: Sesuai untuk syarikat yang ingin berkembang kerana ia mampu menangani data yang besar dan team yang ramai.
• Ekosistem: Salesforce mempunyai marketplace bernama AppExchange, di mana anda boleh mendapatkan pelbagai plugin tambahan untuk meningkatkan fungsi CRM.

Namun, kerana kerumitannya, Salesforce memerlukan pelaburan dari segi masa untuk melatih team anda. Ia juga agak mahal, jadi pastikan keperluan anda sesuai dengan pelaburan ini.

c) Pilihan CRM yang Lain

Selain HubSpot dan Salesforce, terdapat juga pilihan seperti Zoho CRM untuk perniagaan sederhana dan Pipedrive untuk perniagaan yang fokus kepada pipeline-driven sales. Pilihlah CRM berdasarkan keperluan spesifik anda dan tahap kemahiran team.

Pengalaman Kakcida: Membina Pelbagai Jenis Team Sales

Pengalaman membina pelbagai jenis team banyak mengajar Kakcida tentang keunikan setiap model perniagaan:

1. In-house Sales Team: Kakcida memastikan setiap ahli team diberikan KPI yang jelas dan memanfaatkan CRM untuk memantau prestasi mereka.
2. Online Sales Team: Dalam dunia online, komunikasi pantas adalah kunci. Kakcida pastikan team memahami pentingnya reply leads dengan cepat dan menggunakan skrip follow-up yang berkesan.
3. Team Ejen dan Stokis: Kakcida mengamalkan sistem reward untuk ejen dan stokis. Dengan insentif yang menarik, mereka lebih bersemangat untuk mencapai target jualan.
4. Hybrid Team: Kombinasi antara in-house dan ejen memerlukan sistem pengurusan yang mantap. SOP yang jelas dan CRM adalah dua elemen penting yang memastikan semuanya berjalan lancar.

Selain itu, Kakcida juga banyak belajar untuk mengurus perbezaan personaliti dalam team. Misalnya, ada ahli team yang lebih suka bekerja sendiri, dan ada yang perlukan banyak bimbingan. Memahami dinamika ini sangat penting untuk mencapai keharmonian dalam team.

Kesimpulan

Membina team sales bukanlah tugas yang mudah, tetapi dengan SOP yang jelas dan sistem CRM yang betul, segalanya menjadi lebih teratur. Kakcida harap panduan ini dapat membantu anda membangunkan team sales yang hebat dan berdaya saing.

Jika anda ingin belajar lebih mendalam tentang strategi membina team sales, jangan lupa untuk terus mengikuti blog Kakcida. Selamat maju jaya dalam perjalanan perniagaan anda!